A era digital tem trazido muitas mudanças e avanços, inclusive nos negócios. Com plataformas e softwares de otimização o mercado tem ficado cada vez mais competitivo, obrigando os demais concorrentes a se adequarem a essas mudanças tecnológicas. Essa transformação digital tem tornado tudo mais simples e acessível, ajudado as empresas a ter mais potencial e aumentar seus clientes com maior agilidade na entrega dos serviços
No mundo da contabilidade não tem sido diferente, nos últimos anos, ouve migrações de determinados serviços para o âmbito digital, para proporcionar mais economia de tempo e gastos, melhor controle de fiscalização e qualidade de dados e informações, como por exemplo o SPED fiscal – Sistema Público de Escrituração Digital – um arquivo digital que reúne informações e documentos fiscais. Este é apenas um exemplo dentre outros recursos que viraram tecnológicos dentro da contabilidade que falaremos ao longo desse e-book, para que você entenda a importância dessa adequação tecnológica e pra que esteja alinhado com o mercado.
Hoje, é extremamente importante se falar sobre esses avanços tecnológicos, pois, a cada dia surgem novos produtos, plataformas, sistemas, que vêm pra facilitar e otimizar a vida de todos. Por isso, vamos mostrar a você, os impactos da tecnologia no âmbito contábil, sua importância e ferramentas que facilitam a gestão dos serviços.
Cenário atual da contabilidade na tecnologia
O trabalho de uma contabilidade é muito importante para o crescimento de uma empresa, para os cuidados da saúde financeira e da gestão de segmentos tributários e fiscais. Sabendo da quantidade de dados, informações e processos que precisam ser feitos, que gastam muito tempo de um profissional para executar, as contabilidades começaram a explorar a tecnologia como solução de otimização e facilidade para melhorar os serviços. Como um ERP – Sistema Integrado de Gestão Empresarial – usado em toda contabilidade, um software muito importante, integra as atividades de vários departamentos para trabalharem sincronizados, ajudando na comunicação de dados entre diferentes departamentos, evitando perda de informações e reduzindo custos.
Imagine uma empresa onde trafegam informações o tempo todo. Como gerenciar: “ Quantos clientes pediram o contracheque dos funcionários? ” ou “ Quantos clientes cancelaram o serviço?” “Quais os dados do novo funcionário admitido? ” “ Qual nosso rendimento do mês? ”. Essas informações ficam registradas e compartilhadas em um único sistema, onde o monitoramento e gerenciamento ficam mais fáceis, rápidos e produtivos.
Alem do gerenciamento, essa centralização garante também a segurança da informação, com um Backup em Nuvem, uma das mais importantes ferramentas hoje em dia. Mantendo seus dados e informações armazenados e seguros, podendo recupera-los em qualquer situação, além de acessá-los remotamente por meio da internet de qualquer lugar, possuindo apenas Login e Senha. Para uma contabilidade, faz a diferença ter um recurso como esse na gestão dos serviços, principalmente por trabalhar com informações de terceiros, que se perdidos, roubados ou apagados indevidamente, podem acarretar em consequências graves até da esfera judicial.
Se tornar aliado dessas tecnologias hoje, é crucial para o crescimento da empresa como um todo.
E o que acontece se não se adequar a essas atualizações tecnológicas?
O mercado tem ficado cada vez mais competitivo, com novos profissionais, novos empreendedores, até mesmo empresas que já estão a mais tempo no mercado, com novas visões de futuro. Muitos deles, já se preparando com base na era digital, aprendendo sobre novas tecnologias que farão com que estejam na frente dos concorrentes, entregando serviços com qualidade e agilidade.
Inovar é a melhor opção nesse momento, para garantir o desenvolvimento do negócio e aumentar seu diferencial perante a concorrência. As inovações tecnológicas vieram para ajudar tanto na gestão dos processos dos serviços, quanto na segurança de dados e informações, dando maior segurança aos clientes, garantindo também a agilidade na entrega do seu serviço.
A importância da TI
Para se adequar a essas mudanças, a TI é de extrema importância, pois ajudará a identificar como está o seu cenário tecnológico atual, e dar o suporte necessário para adotar medidas para o aperfeiçoamento dos processos da empresa. Atuando na solução de possíveis problemas que podem ocorrer, como perder um determinado dado, a TI pode recuperar esse dado, caso feito um backup. Ocorrendo um problema com a rede de internet da sua empresa, impactando o trabalho de toda a equipe, a TI pode atuar na resolução desse problema, impactando menos em seu fluxo de trabalho. Afinal, a premissa de tempo é dinheiro, nunca foi tão real quanto para contabilidades, pois, quanto custa ter sua equipe parada?
Problemas que parecem simples, podem causar complicações e prejuízos para a empresa e com seus clientes.
O ideal é sempre encontrar uma equipe de TI, que seja Preventiva. A TI Preventiva atua antes do problema ocorrer, fazendo visitas técnicas, análises e dando manutenções para evitar um problema futuro. Por exemplo, o próprio backup em nuvem, guardando os dados e informações da empresa de maneira segura e acessível, caso ocorra uma pane no sistema da empresa, ou algum incidente físico na máquina, o backup assegurará cópias desses dados e informações importantes.
A Statera Ti trabalha dessa forma, Preventiva, pois entende a necessidade das empresas, em entregar serviços com agilidade, eficiência e segurança. Trabalhando com base em três pilares essenciais para a boa gestão preventiva da TI: Segurança, organização e performance.
A Segurança foca nos dois grandes ativos das empresas hoje: Pessoas e informação. O grande número de dados pessoais e informações importantes gerados pelas empresas, precisam de cuidados especiais, e nós entendemos isso. Sabemos dos perigos virtuais existentes hoje. A vulnerabilidade na rede tem causado desastres para muitas empresas que trabalham com dados e informação. Desenvolvemos soluções eficientes e já em concordância com a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados – que entrará em vigor em breve. Essa lei determina como as empresas deverão fazer os tratamentos dos dados pessoais de terceiros. Com princípios que deverão ser cumpridos no momento do tratamento, determinando como deverão ser coletados, armazenados, processados e eliminados esses dados. O não cumprimento dessa lei, causará sérios danos as empresas, e multas de até R$50,000,000,00 (cinquenta milhões de reais).
A Organização aumenta a produtividade da equipe no ambiente de trabalho e a qualidade no serviço entregue. Muito importante, a organização dentro do ambiente físico de trabalho, mantem tudo em seu devido lugar na hora de prestar um serviço. A organização de dados salvos na rede faz com que se tornem fáceis de se encontrar, e dando a cada usuário a permissão de acessar apenas ao que lhe diz respeito para a execução da sua função.
A Performance trabalha no foco dos serviços prestados pela empresa, dessa forma, direcionamos as ferramentas necessárias para melhorar a agilidade e a qualidade na prestação do serviço. Com estratégias focadas para melhores tomadas de decisões, com melhores custos e recursos necessários para a demanda da empresa.
Existem ferramentas que ajudam no gerenciamento desses serviços, de maneira preventiva, que a Statera TI oferece.
Começando pelo Monitoramento, que serve pra analisar a estrutura da sua TI, identificar possíveis falhas ou vulnerabilidades, indicando melhores softwares para segurança e melhor gestão dos processos da empresa. Também, na parte física, auxiliando na melhoria dos equipamentos de TI, que ajudam a trazer maior conforto para os funcionários e agilidade nos serviços entregues.
O Antivírus, ferramenta de extrema importância hoje, devido aos ataques cibernéticos cada vez mais frequentes na internet. Ter um bom antivírus na empresa para prevenir, detectar e eliminar possíveis vírus que possam se instalar na máquina é muito importante. Esses vírus podem se instalar de maneiras muito fáceis, como por aplicativos, e-mails, jogos, etc. Uma vez instalado, podem roubar, alterar ou apagar dados importantes e até monitorar o dia-a-dia do funcionário.
Falamos acima da importância do Backup em nuvem, mas não custa reforçar mais um pouco essa ideia. Hoje, trabalhamos com muitos dados importantes, seja da própria empresa ou de terceiros, e a perda dos mesmos tem consequências péssimas. Por isso, é importante ter o backup, os dados ficam armazenados e seguros em uma “nuvem” – servidores – e você tem acesso remotamente pela internet. Assim, caso aconteça algo imprevisível, como roubo dos dados, ou algum acidente (um funcionário que apaga sem querer), ou algum problema físico na máquina, a cópia desses dados estará segura na nuvem para ser restaurada.
O Firewall, é uma outra ferramenta de segurança poderosa. Ela serve como um escudo que protege a sua rede, impedindo vírus ou ataques cibernéticos pela internet.
A VPN – Rede Virtual Privada – Ótima ferramenta que funciona como um “túnel” onde se trafega os dados da sua empresa, em segurança, pois são criptografados, impedindo o roubo. Ela é muito usada para trabalhos externos, como Home Office por exemplo, caso queira acessar os dados do servidor, é possível de maneira segura.
Continue nos acompanhando, estaremos postando aqui em nossas redes sociais mais novidades sobre o mundo da tecnologia e da contabilidade!
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